به مجموعه منظمی از اطلاعات، مدارک و محتوا‌هایی که ترتیب آن‌ها طبق یک اصول خاصی مثل حروف الفبا صورت می‌گیرد و باعث دسترسی سریع‌تر مخاطب می‌گردد را نمایه می‌گویند. (معنی نمایه در دیکشنری مریام) این اطلاعات و مدارک می‌تواند شامل هر موضوعی باشد. مثلاً یک نوع ساده از نمایه که بیشتر افراد در زندگی خود از آن استفاده می‌کنند، دفترچه تلفن می‌باشد.

کلمه نمایه از مصدر نمودن و به معنی راهنمایی کردن و نشان دادن است. همچنین در رشته کتابداری و اطلاع‌رسانی، معادل واژه Index در زبان انگلیسی به کار برده می‌شود. در واقع نمایه، مجموعه‌ای از اسناد و مدارک که ترتیب آن به روش الفبایی است که مخاطب را به قسمتی که نام یا موضوع مورد نظرش قرار دارد، راهنمایی می‌کند. این اسناد و مدارک می‌تواند فهرست نام افراد، موضوعات مختلف و یا محتوای موجود در یک سند باشد و نمایه حتی با اطلاعات و مدارک محدود نیز، محل نمایه مربوطه را به شما نشان می‌دهد.

نمایه در کتاب چیستبه طور کلی، حفظ و نگهداری، اطلاعات و معلومات و انتقال آن‌ها از نسلی به نسل دیگر، از اهداف کتابخانه‌ها است. در دنیای امروزی، نمایه‌ها به دلیل سرعت زیاد در دسترسی کاربر به اطلاعات و افزایش انتشارات، جایگزین مناسبی برای قفسه یا کشو‌هایی است که برگه‌ها را در آن‌ها قرار می‌دهند. نمایه‌سازی درست اطلاعات، پیشرفت امور فرهنگی و اقتصادی و آموزش را به دنبال خواهد داشت و معمولاً نظام‌های اطلاع‌رسانی، بدون استفاده از نمایه مناسب، به موفقیت نمی‌رسند.

هدف از ایجاد نمایه، یافتن اطلاعات در زمان کوتاه و جستجوی سریع و راحت سند و مدرک توسط مخاطب می‌باشد که سبب بالا رفتن ارزش آن سند و مدرک خواهد شد.

از جنبه‌های مختلف در نمایه‌ها

  • تهیه نمایه‌ها به صورت دستی و ماشینی و یا ترکیبی از این دو می‌تواند باشد.
  • نمایه‌ها دارای زبان آزاد، کنترل شده و یا طبیعی هستند.
  • تقسیم‌بندی نمایش‌ها بر اساس نام اشخاص، نوع اطلاعات نمایه موضوعی مختلف، نام‌های جغرافیایی و نمایه عنوان‌های مربوط به آثار می‌باشد.

آموزش نمایه در ورد

مراحل مورد نیاز جهت نمایه‌سازی

  • شناسایی موضوع و محتوای اسناد
  • تشخیص نیاز‌های مهم کاربران و کسب اطلاعات آن‌ها
  • دقت نظر به علاقه‌های شخصی و سازمانی و همچنین تغییر اولویت‌هایی که وجود دارد.

انواع مختلف زبان‌ها در نمایه‌سازی

زبان کنترل شده

یک لیست کامل، دارای اعتبار و ساختار معناشناسی که جهت استفاده در نمایه‌سازی به کار می‌رود، زبان کنترل شده است.

زبان آزاد

برای وصف موضوع مدرک، انتخاب واژه‌ها مناسب می‌باشند. نویسنده یا نمایه ساز به انتخاب واژه‌ها می‌پردازند. وجود کلمات توصیف‌گر در متن مهم نمی‌باشد. ولی باید بدانید که در زبان آزاد، اصل وحدت حائز اهمیت است. یعنی برای جلوگیری از به هم ریختگی یک مفهوم، واژه‌های توصیف‌گر درست انتخاب شوند.

زبان طبیعی

زبان طبیعی در یک نمایه، بهره‌گیری از زبان مدرک می‌باشد. در واقع، هر کلمه یا اصطلاحی که در مدرک وجود دارد، برای نمایه هم به کار می‌رود. یعنی کلمات، کنترل شده نیستند. به طور کلی، تنوع زبان طبیعی خیلی زیاد است. از نمایه‌های مختلف زبان طبیعی می‌توان به نمایه‌های کووک، کوئیک و جایگشتی اشاره کرد.

یکی از مزایای زبان طبیعی این است که مربوط به متخصصان هر رشته است و همین باعث ارتباط راحت‌تر با متخصصان می‌شود. از مزیت‌های دیگر این زبان، افزایش جامعیت، روزآوری، حفظ ساختار طبیعی زبان و جلوگیری از ورود اطلاعات پراکنده می‌باشد.

چگونه نمایه کنیم تقسیم‌بندی نمایه‌ها طبق روش تنظیم

نمایه زمانی

این نمایه بر اساس دوره‌های زمانی از گذشته تا کنون می‌باشد.

نمایه الفبایی

نمایه‌های امروزی به ترتیب الفبایی می‌باشند که می‌توان نام‌های افراد، سازمان‌ها و موضوعات را برای آن به کار برد.

نمایه رده‌ای یا موضوعی

این نمایه معمولاً در نمایش‌های علمی استفاده می‌شود که ترتیب آن‌ها با یک سرعت موضوعی هدفمند می‌باشد.

مراحل نمایه‌سازی

روش‌های مختلف برای نمایه‌سازی کتاب

  • مشخص نمودن نوع نمایه
  • انتخاب نمودن روش‌های بازیابی
  • توصیف‌گر نمودن و تشخیص وضع بیانگر‌ها
  • معین نمودن زبان نمایه‌سازی
  • ارجاعات نمایه‌ها
  • تعیین تعدادی کلید واژه
  • استاندارد‌سازی
  • انواع نمایه‌های متن
  • به‌روز‌رسانی
  • انواع نمایه‌های خودکار

معیار سنجش نمایه‌های چاپی لنکستر

  • تلاش کاربر
  • زمان پاسخگویی
  • دامنه مورد نظر نمایه
  • اصل جامعیت یا توانایی بازیابی موضوعات
  • اصل مانعیت یا توانایی جلوگیری از بازیابی موضوعات اضافه

نمایه‌سازی بر اساس شرایط مکانی، زمان‌های مختلف و سلیقه نمایه ساز و با استفاده از انواع کلمات صورت می‌پذیرد که باید در شبکه واحدی مانند شبکه نمایه مقالات کتابداری جستجو شود و برای رسیدن به این تناسب، اصل جامعیت و مانعیت، مورد توجه قرار می‌گیرد. بنابراین می‌توان اصطلاحات نمایه‌ای را به مدرک خاصی اختصاص داد.

در آخر باید بگوییم که نمایش مفاهیم اساسی متن، صحت مقدمه نمایه، هماهنگی متن مدرک با مکان نمایه‌ها، میزان ارجاعات، اصل جامعیت نمایه، صفحه‌آرایی، نظم الفبایی و انسجام مدخل‌ها در کیفیت نمایه اثر بخش هستند.

آموزش نمایه سازی در ورد

از مزایای استفاده از نمایه، می‌توان به ذخیره اطلاعات، جمع‌آوری اسناد و استفاده در همان لحظه درخواست اشاره نمود و بررسی و تحلیل موضوعی مدرک نیز، بیان محتوای آن می‌باشد که متناسب با اختصاص اصطلاحات موضوعی می‌باشد.

باید بدانید که از دو گزاره شمول و عدم شمول در نمایه استفاده می‌شود. به آنچه که در نمایه وجود داشته باشد، شمول و آن چیزی که در نمایه وجود ندارد را عدم شمول گویند. نمایه ساز بر اساس نمایه‌سازی و احتیاجاتی که کاربر به تحلیل سند و مدرک دارد و همچنین تخصیص واژه‌هایی که مخاطب جستجو نموده است می‌پردازد.

از خصوصیات یک نمایه ساز، نظم و ترتیب و علاقه‌مندی به موضوعات ذهن خلاق می‌باشد. در حقیقت، نمایه ساز به جای مخاطب قرار می‌گیرد و لیستی از موضوعات هستند که ترتیب خاصی دارند و بیان‌کننده محتوای مدارک و مکان اطلاعات می‌باشند.

نرم‌افزار ورد قادر است به صورت اتوماتیک و ماشینی فرایند نمایه کردن و ایندکس کردن مطلب شما را انجام دهد. پس از تعریف کردن کلمات برای نمایه سازی، ورد به ترتیب حروف الفبا کار نمایه سازی کتاب یا مقاله شما را انجام میدهد و به این روش یک صفحه آرایی کامل خواهید داشت.

اضافه کردن یک کلمه برای نمایه کردن در ورد

  1. بخشی از متن را که دارای کلمه ای است که می خواهید آن را نمایه کنید را انتخاب کنید.
  2. در تب References و در گروه Index، روی گزینه Mark Entry کلیک کنید:
  3. می توانید متن را در باکسی که باز می شود ویرایش کنید
    آموزش نمایه در ورد
  4. اکنون گزینه Mark All را انتخاب کنید تا تمام صفحات کتاب هر جا که آن کلمه درج شده را نمایه کند.

درج لیست نمایه در ورد

  1. جایی که میخواهید نمایه درج شود را کلیک کنید.
  2. در تب References و در گروه Index، روی گزینه Insert Index کلیک کنید:
    درج نمایه در word
  3. در صفحه ای که باز شد می توانید فرمت و تعداد ستونهای نمایه خود را مشخص کنید
    تنظیمات نمایه در ورد
  4. روی ok کلیک کنید.

 

چقدر این مطلب مفید بود ؟

یک ستاره پنج ستاره

میانگین رتبه 0 از ۵. تعداد امتیازات 0

اولین کسی باشید که رای میدهد

برچسب‌ها:
دسته‌ها:
آموزشمقالات

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست