بولتن چیست؟
در ابتدا لازم است بدانید بولتن یا نشریه داخلی یا خبرنامه، نوعی مجله درون سازمانی است که در زمان مشخص به منظور نشر و توزیع اخبار داخلی، درون یک مجموعه و سازمان از آنها استفاده میشود. مضمون و محتوای آنها اغلب شامل مطالب و مباحث و مقالات اطلاعرسانی، آموزشی، خبری و در پارهای از اوقات مربوط به سرگرمی و اوقات فراغت میباشد.
چنانچه بولتن خبری با در نظر داشتن ساختار علمی و نقد و بررسی روحیات سازمانی طراحی شود به عنوان رسانهای قوی و موثر برای تقویت روابط عمومی مورد استفاده قرار میگیرد.
به عبارتی، بولتن یا خبرنامه به ابزاری اطلاق میشود که برای اطلاعرسانی به طیف وسیعی از مخاطبین خاص که دارای علایق مشترک هستند مورد استفاده قرار میگیرد. به گونهای که پیرامون رخدادها و گزارشهای مرتبط به یک موضوع اطلاعاتی کسب میشود و به عنوان واسطه بین یک سازمان، شرکت یا کسب و کار با مخاطبان قرار میگیرند.
بولتن چیست: بولتن یا گاهنامه در تعریفی کلی به معنای نشریه داخلی، مجله ادواری یا اطلاعیه خبری سازمانی میباشد.
تولید بولتن وابسته به اهدافی است که مهمترین آنها ارائه خبرنامه به تمامی مخاطبان درون سازمان میباشد تا به واسطه آن واحدهای مربوط به روابط عمومی طبق سیاستهای تعیین شده خود اطلاعرسانی مناسب و صحیحی به مخاطبان خود داشته باشند.
با پیشرفت تکنولوژی، کارایی و عملکرد خبرنامه الکترونیک روز به روز در حال افزایش است و به منظور تاثیرگذاری هر چه بیشتر آن برای مخاطبان روشها و راهکارهای متفاوتی ارائه میشود. ترویج و توسعه این خبرنامه با بهرهگیری از فناوریهای مختلف ممکن و میسر میشود علی رغم اینکه عنصر اصلی هر خبرنامه، کیفیت محتوای آن میباشد.
نکته قابل توجه این است بولتن یا خبرنامه با توجه به جنبهها و ابعاد خبری آن و همچنین آگاهی تمامی سازمان تولید میشود اما به دلیل تاخیر و تعویق در نشر خبرها، اخبار ان فاقد اثرگذاری هستند. با توجه به اینکه خبرنامهها دارای ابعاد دیگری نظیر ابعاد اطلاعرسانی، آموزشی، اوقات فراغت و … نیز میباشند لذا در اکثر اوقات پرسنلی که در سازمانها و مجموعهها مشغول به فعالیت هستند تنها علت اعتبار بخشی و فعالیتی روابط عمومیها را بولتن میدانند.
به سبب قدرت تاثیرگذاری عمیق و شگرف بولتن خبری، روابط عمومی ارگانها بر آن تاکید بسیار زیادی میکند و آن را به عنوان نقطهای مهم و موثر شناسایی میکند.
تفاوت عمده بولتن و خبرنامه با مجله:
بررسیها نشان میدهد بولتن یا خبرنامه با سایر مجلات و نشریات دارای تفاوتهایی است. به عبارتی خبرنامه درون سازمانی خود دارای برخی ویژگیهای متمایزکننده با نشریات و مجلات است. برجستهترین تفاوت این است که خبرنامه باید حاوی یک معرفی مختصر باشد به گونهای که دربردارنده مجموعهای از وقایع و رویدادها، اخبار شرکت، پروژههای جدید در دست احداث و راهاندازی و … باشد.
تفاوتهای رایج خبرنامه و مجلات
از مهمترین و اصلیترین تفاوتهای خبرنامه یا بولتن با دیگر نشریات عبارت است از:
محتوای متفاوت بولتن خبری و مجله
یکی از تفاوتهای بارز خبرنامه و بولتن با سایر مجلات در محتوای آن است. به عبارتی، مجله متشکل از چندین مقاله متعدد همراه با داستان، عکس و … با موضوعات متعدد که به واسطه نویسندگان مختلف تنظیم و گردآوری شده است. حال آنکه خبرنامه حاوی یک موضوع اصلی و واحد است که به واسطه یک یا چندین نویسنده متعدد با لحن و قلم مختلف نگارش شود.
مخاطبان بولتن، مخاطبان مجله
مجلات اغلب در دو نوع عمومی و تخصصی نوشته میشوند که بسته به ذائقه افراد میتواند برای بخشی یا تمامی جامعه دارای جذابیت ویژهای باشند. این سخن بدان معنا نیست که مجلات تخصصی نمیتوانند در میان عامه مردم دارای طرفدارانی باشد بلکه در پارهای از اوقات این مجلات تخصصی مخاطبان زیادی را به سمت و سوی خود جلب میکنند. حال آنکه خبرنامه و بولتن برای گروهی از افراد با علایق و سلایق مشترک گردآوری شده که به شدت مورد استقبال آنها قرار گرفته است.
محتوا و مضمون خبرنامه اغلب حاوی زبانهای فنی و تخصصی است که برای عموم مردم به آسانی قابل درک نمیباشد.
توزیع بولتن، انتشار مجله
یکی از مهمترین تفاوتهای بولتن و مجله ان است که در مجله و روزنامه به واسطه مراکز انتشارات و فرهنگی، تبلیغات گستردهای صورت میگیرد در حالی که در خبرنامه، اخبار تنها در نزد گروه خاصی توزیع و تبلیغ میشود و به هیچ وجه قابلیت خروج از دایره تعیین شده را ندارد. حتی گاهی بولتنها محرمانه بوده و اجازه دسترسی فقط به کارمندانی خاص در سطح مدیریتی بالاتر داده میشود.
تفاوت اندازه بولتن و مجله
شایان ذکر است بدانید مجلات در ابعاد و سایزهای متعدد تولید و عرضه میشود که مرسومترین آنها قطع رحلی و یا A4 است. حال آنکه بولتن علی الرغم دارا بودن این خصوصیت اغلب در قالب معمولی و رایج چاپ و منتشر میشود و در اختیار علاقه مندان قرار میگیرد. این قطع اغلب قطع وزیری یا رقعی و یا در اکثر مواقع A5 میباشد.
تعداد صفحات بولتن
تفاوت دیگر خبرنامه و بولتن با سایر مجلات در آن است که مجلات اغلب طولانی و مفصل هستند. به عبارتی، مجله دارای چندین قسمت ده صفحهای و صد صفحهای است در حالی که خبرنامه بین 10 الی 30 صفحه گردآوری میشود.
نکته: در پارهای از اوقات خبرنامه در 1 الی 2 صفحه منتشر میشود.
صحافی بولتن
صحافی بولتن و خبرنامه با مجله متفاوت است و این مسئله به تعداد صفحات آنها بستگی دارد. به عنوان مثال، در مجلات به علت تعداد صفحات بیشتر معمولا از صحافی با چسب گرم استفاده میشود حال آنکه در خبرنامه به دلیل تعداد اندک صفحات نمیتوان آن را صحافی کرد. برای خبرنامه از سایر روشها همچون پانچ کردن استفاده میشود.
چیدمان در طراحی بولتن
یکی از مهمترین و برجستهترین تفاوتهای میان طراحی خبرنامه یا بولتن با طراحی مجله در چیدمان و جلد آن یا به عبارتی ظاهر آن است. به طور کلی، مجلات دارای جلد هستند که بر روی این جلدها برخی تصاویر، طراحی گرافیک، تیترهای مهم و کلی از مطالب درون مجله، نام انتشارات و … وجود دارد. این اطلاعات و جزئیات در جذب مخاطب به این مجلات تاثیر فوق العادهای دارد. حال آنکه خبرنامه فاقد جلد است و تنها در صفحه اول اطلاعاتی نظیر اسم و ذکر یک یا چند مقاله که در آن جایگذاری شده، ثبت و نگارش میشود. (برای دانلود قالب آماده صفحه آرایی بولتن با ایندیزاین و ورد کلیک کنید)
رنگ و چاپ بولتن
همانطور که میدانید روزنامه به هیچ وجه نمیتواند رنگی باشد یا بر روی کاغذهای مخصوص گلاسه براق یا مات چاپ شود لذا روزنامه بر روی کاغذهای معمولی منتشر میشود. حال آنکه مجلات و بولتن اغلب بر روی کاغذ گلاسه تمام رنگی چاپ و منتشر میشوند و نگاه مخاطبان را بیشتر به خود جلب میکنند. بولتنها ممکن است به دلیل تعداد کم نسخه از آنها به صورت دیجیتالی چاپ شوند و یا به صورت الکترونیکی منتشر شوند و تنها تعداد محدودی از آنها برای بایگانی در روابط عمومی چاپ شوند. حال آنکه مجلاتی که تعداد نسخههای آن بالا است به صورت آفست چاپ میشوند.
کیفیت چاپ بولتن
از دیگر تفاوتهای چشمگیر مجلات و خبرنامه یا بولتن، در کیفیت و نوع چاپ آن است. مجلات اغلب به صورت سنتی چاپ میشوند اما کیفیت چاپ خبرنامه به صورت مدرن و الکترونیکی است. در پارهای از اوقات خبرنامه نیز میتواند به صورت چاپی و سنتی در اختیار مخاطبان قرار بگیرد.
نکته: نسخههای پی دی اف pdf با در نظر گرفتن معیار و فاکتورهای مخاطبان و همچنین آگاهی از نوع مجله و… دارای انواع متعددی است.
انواع محتوا برای بولتن و خبرنامه
لازم به ذکر است بدانید خبرنامه یا بولتن شامل انواع مختلف محتواست و مخاطبان میتوانند متناسب با شرایط و نوع فعالیت خود آنها را مورد استفاده قرار دهند. از مهمترین و برجستهترین این محتواها عبارتند از:
- نوعی گزارش کاری: که به مثابه ابزاری برای اطلاعرسانی درون سازمانی عمل میکند و جزئیات و اطلاعات مربوطه را برای بهرهبرداریهای داخل سازمان به مخاطبان انتشار میدهد.
- نوعی نشریه سازمانی: که بدون در نظر داشتن ابعاد درآمد زایی، کسب درآمد و چشم داشت مالی در بین مخاطبان خاص منتشر میشود.
- ابزار در اختیار روابط عمومی سازمان: که تنها به منظور تبلیغات سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد.
- مجموعهای از محتواها و مقالات علمی: که بدون توجه به گرایشهای سیاسی در اختیار تعدادی از افراد مرتبط و علاقهمند قرار میگیرد.
- ابزار دعوتی برای فراخواندن افراد مختلف (اعم از خبرنگاران و دیگر فعالان رسانهای): که میخواهند به منظور نشست خبری، گردهمایی و اجلاس علمی و … دور یکدیگر جمع شوند.
- ابزار برای اهداف بازاریابی و فروش هر چه بهتر و مناسبتر شرکت.
گامهایی مربوط به تولید محتوا و طراحی بولتن و خبرنامه
علی الرغم مطالب فوق، تهیه، طراحی و تولید بولتن امری نسبتا دشوار است که مستلزم طی کردن مراحل مختلف میباشد. به عبارتی، گردآوری و تنظیم یک خبرنامه در ابتدا میتواند ساده به نظر برسد. اینگونه نقل میشود: در صورتی که شخص بتواند شخصی دیگر را به عنوان مخاطب قرار دهد به آسانی میتواند مفاهیم و تصورات ذهنی خود را به دیگران انتقال داده و همچنین میتواند مطالبی را بر روی کاغذ بنویسد و با اندکی نظم و هماهنگی و انسجام آن نوشته را به یک مقاله و محتوا تبدیل نماید و آن را در اختیار گروه وسیعی از مخاطبان قرار دهد.
فرآیندهای تولید و ارسال بولتن یا خبرنامه الکترونیک
محتوای گاهنامه چگونه است؟
یکی از رایجترین فرآیندهای تولید بولتن، محتوا است که میتواند حاوی خبر، مقاله، لینک، عکسهای مشخص، نشریه، دعوت نامه، اطلاعیه و … باشد و در این اشکال به مخاطبان منتقل شود.
قالب بولتن یا یونیفرم بولتن به چه شکل است؟
خبرنامه از نظر ظاهری باید همچون دیگر مجلات و نشریات باشد و قالب آن باید تا حدودی از جنبه برخی ویژگیها و شاخصها نظیر فونت، عکسهای گرافیکی، بخشبندیها، تیترها، لینکها، دستهبندی مطالب و…. بدون تغییر باقی بماند.
مدیریت ارسال خبرنامه
ارسال بولتن یا خبرنامه به مخاطب، تا حد زیادی به نحوه مدیریت در ارسال آن بستگی دارد. پس از ایجاد محتوا و قالب، باید این خبرنامه به دستهای از مخاطبان و متقاضیان که از پیش تعیین شده ارسال شود و در اختیار آنها قرار بگیرد.
نکته: لازم به ذکر است بدانید به منظور برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و مشتریان، طراحی و وجود سامانه مربوط به ثبت نام در خبرنامه الکترونیک و اینترنتی در بخش مربوط به روابط عمومی یک سایت امری الزامی است.
امتیازات و کارکردهای خبرنامه الکترونیکی
- بولتن سبب برقراری ارتباط طولانی مدت با همکاران، مشتریان و مخاطبان طراحی میشود.
- افزایش و ارتقای احساس وفاداری و تعهد مخاطب نسبت به سازمان و شرکت
- تقویت و استحکام ارتباط سازمان با مخاطبان سابق و قدیمی
- تقویت تلاشهای شرکتها و سازمانها در امر تجارت
- تقویت وب سایت، تبلیغات و دیگر مسائل تجاری و …
- بولتن به عنوان قلب و نقطه اصلی شرکت و سازمان عمل میکند.
- نتایج بولتن به سرعت حاصل میشود و بر روی مخاطب به سرعت تاثیر میگذارد. به عبارتی، میتواند در کوتاهترین زمان ممکن تمامی اطلاعات و تعداد زیادی کلیک را بررسی و آنها را نمایان کند.
- استفاده از کاغذ را به حداقل میرساند و علاوه بر صرفه جویی اقتصادی میتواند در حفاظت از محیط زیست نقش موثر و بسزایی ایفا نماید.
- میسر نمودن اطلاعرسانی همگانی
همانطور که اشاره شد بولتن یا خبرنامه الکترونیک یکی از محبوبترین، پرکاربردترین و قویترین ابزارهای بازاریابی اینترنتی است. مخاطب با بهرهگیری از آن میتواند اطلاعات دریافتی مناسب و دلخواه را انتخاب کند و با میل و رغبت درونی خود عضو خبرنامه شده و اطلاعات مربوطه را کسب نماید. نکته قابل توجه این است که بخش عظیمی از ارزش ذاتی لیست ایمیلهایی که هدف و غرض بولتن را تشکیل میدهد مربوط به اختیاری بودن انتخاب آن است. به سبب اینکه این اطلاعات در صندوق پستی مخاطب وارد میشود او در هر زمانی که بخواهد میتواند به مطالعه آنها اقدام نماید.
